Un locataire n’a pas réglé son loyer à la date prévue dans le bail ? Avant d’engager une procédure, le propriétaire peut lui adresser une lettre de relance pour loyer impayé. Ce premier courrier permet de rappeler la somme due et de vérifier qu’il ne s’agit pas d’un simple oubli.
Si cette démarche amiable reste sans effet, le bailleur peut envoyer une mise en demeure de payer. Ce courrier plus formel fixe un délai au locataire pour régler sa dette avant le recours éventuel à un commissaire de justice.
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La première lettre constitue une relance amiable. Elle peut être utilisée dès le premier retard de paiement. La seconde est une mise en demeure à envoyer lorsque le locataire n’a pas régularisé sa situation malgré la relance.
Relance amiable pour loyer impayé
Premier courrier à adresser au locataire après un retard de paiement.
Mise en demeure de payer le loyer
Courrier formel à envoyer si la première relance reste sans effet.
Les documents doivent être complétés avec les coordonnées du propriétaire et du locataire, l’adresse du logement, les échéances concernées ainsi que le montant exact de la dette.
⏱️ Quand envoyer une lettre de relance pour loyer impayé ?
Le locataire doit payer le loyer et les charges à la date fixée dans le contrat de location. Le propriétaire peut donc intervenir dès qu’il constate que l’échéance n’a pas été respectée.
Avant d’envoyer la lettre, il est prudent de vérifier qu’aucun virement n’est en attente. Le bailleur peut aussi prendre contact avec le locataire par téléphone, SMS ou e-mail. Le retard peut provenir d’un oubli ou d’un incident bancaire ponctuel.
Lorsque le règlement n’intervient pas rapidement, une relance écrite permet de conserver une trace de la démarche. Il est préférable de réagir dès le premier impayé afin d’éviter que la dette locative ne s’accumule.
Quand passer de la relance à la mise en demeure ?
La loi n’impose pas de délai précis entre ces deux courriers. Le propriétaire peut envoyer la mise en demeure lorsque la relance est restée sans réponse ou lorsque le locataire n’a pas respecté la date de paiement annoncée.
Il est possible de laisser quelques jours au locataire pour régulariser sa situation. La mise en demeure peut ensuite lui accorder un nouveau délai raisonnable, par exemple huit jours à compter de la réception du courrier.
✍️ Que doit contenir la lettre pour loyer impayé ?
Le courrier doit permettre au locataire de comprendre immédiatement l’origine et le montant de la somme réclamée. Il est recommandé de faire apparaître :
- les coordonnées du propriétaire et du locataire ;
- l’adresse du logement concerné ;
- le ou les mois restés impayés ;
- le montant du loyer hors charges ;
- le montant des charges locatives ;
- les éventuels paiements partiels déjà reçus ;
- le solde total restant à régler ;
- la date avant laquelle le paiement est demandé ;
- les modalités de règlement.
En présence de plusieurs mensualités impayées, il est préférable de joindre un décompte détaillé de la dette locative. Chaque échéance doit être indiquée séparément afin d’éviter toute contestation sur le calcul.
Peut-on ajouter des frais ou des pénalités de retard ?
Non. Le propriétaire ou l’agence immobilière ne peut pas facturer au locataire des frais de relance, une amende ou des pénalités en raison du retard de paiement.
La somme réclamée doit donc correspondre au loyer, aux charges récupérables et aux autres sommes légalement dues au titre du bail.
✉️ Comment envoyer la relance et la mise en demeure ?
La première relance peut être envoyée par courrier simple ou par e-mail. Un SMS peut aussi compléter la démarche, mais il est préférable de conserver un écrit qui détaille les sommes dues.
La mise en demeure de payer doit de préférence être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette forme d’envoi permet de prouver la date de réception et le contenu de la demande.
Le propriétaire doit conserver :
- une copie de chaque courrier ;
- les preuves d’envoi et les accusés de réception ;
- les échanges avec le locataire ;
- les relevés des paiements reçus ;
- le décompte actualisé de la dette ;
- les éventuelles propositions d’échelonnement.
Ces documents pourront être utiles si le dossier doit ensuite être transmis à une assurance, à une caution, à un commissaire de justice ou au tribunal.
🤝 Peut-on proposer un échéancier au locataire ?
Lorsque l’impayé résulte d’une difficulté temporaire, le propriétaire et le locataire peuvent convenir d’un plan d’apurement. Cet accord répartit le remboursement de la dette sur plusieurs échéances.
L’échéancier doit de préférence être établi par écrit et signé par les deux parties. Il peut préciser :
- le montant total de la dette au jour de l’accord ;
- le montant de chaque versement ;
- les dates prévues pour les paiements ;
- le mode de règlement ;
- la durée du plan d’apurement ;
- les conséquences d’une échéance non respectée.
Le locataire doit continuer à régler les loyers et charges courants en plus des mensualités prévues pour rembourser la dette. L’échéancier doit donc tenir compte de ses capacités financières réelles.
La signature d’un échéancier ne supprime pas la dette. Elle formalise seulement les conditions de son remboursement.
⚖️ Que faire si le locataire ne paie toujours pas ?
Nous vous invitons à consulter notre article sur la marche à suivre en cas d’impayés de loyers.
Ces modèles sont fournis à titre indicatif et doivent être adaptés à la situation du propriétaire, au contrat de location et au décompte réel de la dette. En cas de litige ou de situation complexe, il est recommandé de consulter l’Adil ou un professionnel du droit.
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