La régularisation des charges locatives consiste à comparer les provisions versées chaque mois par le locataire aux dépenses réellement engagées par le propriétaire sur l’année. Selon le résultat, elle donne droit à un remboursement pour le locataire ou à un complément à payer.
🧾 Qu’est-ce que la régularisation des charges locatives ?
La régularisation des charges locatives consiste à comparer le total des provisions versées par le locataire aux dépenses réelles payées par le propriétaire sur la même période. Le locataire verse en effet chaque mois, en plus du loyer, une provision estimée sur la base des charges de l’année précédente (c’est pour cela qu’on parle de loyer « charges comprises » ou « hors charges »). En fin d’exercice, le propriétaire doit confronter ce montant aux dépenses réellement engagées.
Deux issues possibles :
- si les charges réelles dépassent les provisions, le locataire doit régler un complément ;
- si les provisions dépassent les charges réelles, le propriétaire doit rembourser le trop-perçu au locataire.
Seules les charges dites « récupérables » entrent dans ce calcul (leur liste exhaustive est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987). Retrouvez le détail de ces charges dans notre guide charges locatives : qui paye quoi ?
📅 Quand le propriétaire doit-il régulariser les charges ?
La régularisation doit intervenir au moins une fois par an (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Le propriétaire a besoin, pour cela, de l’état des dépenses de l’exercice écoulé. Pour un logement en copropriété, ce document est transmis par le syndic une fois que l’assemblée générale a approuvé les comptes.
Un mois avant la régularisation, le propriétaire doit envoyer au locataire un décompte détaillé des charges, classé par nature de dépense. En copropriété, ce décompte doit aussi préciser la clé de répartition entre locataires. Les pièces justificatives (factures, contrats de fourniture) doivent rester à disposition du locataire pendant un mois à partir de l’envoi du décompte. Passé ce délai, les charges sont réputées justifiées si elles n’ont pas été contestées.
🧮 Comment calculer la régularisation des charges locatives ?
Le calcul repose sur une formule simple :
Solde de régularisation = total des charges récupérables réelles − total des provisions versées
Le simulateur ci-dessous permet de renseigner les principaux postes de charges et calcule automatiquement le solde.
Calculer la régularisation des charges
Indiquez uniquement les montants récupérables auprès du locataire pour la période concernée.
Ce calcul est indicatif. Renseignez uniquement les dépenses réellement récupérables auprès du locataire et correspondant à la période régularisée.
Seules les dépenses récupérables auprès du locataire doivent être renseignées. Il ne faut donc pas saisir l’ensemble des dépenses supportées par le propriétaire ou figurant dans les comptes de copropriété.
Exemple concret : un locataire verse 100 € de provisions par mois, soit 1 200 € sur l'année. Les charges réelles s'élèvent à 1 350 €. Le solde de régularisation est donc de 150 € à sa charge. À l'inverse, si les charges réelles ne s'élèvent qu'à 1 050 €, le propriétaire doit lui rembourser 150 € de trop-perçu.
💶 Que faire en cas de trop-perçu en faveur du locataire ?
Si les provisions versées dépassent les charges réelles, le propriétaire doit rembourser le trop-perçu au locataire, généralement en le déduisant du prochain avis d'échéance ou en le lui reversant directement. Ce cas reste moins fréquent qu'un complément à régler, mais il arrive notamment quand les provisions ont été surestimées ou qu'un poste de dépense a diminué (baisse de la consommation d'eau ou de chauffage, par exemple).
⏳ Que se passe-t-il en cas de régularisation tardive des charges ?
Si la régularisation n'intervient pas avant le 31 décembre de l'année qui suit celle des dépenses concernées, le locataire peut exiger d'étaler le paiement du solde sur 12 mois (article 23, avant-dernier alinéa de la loi de 1989).
Exemple : des charges 2024 non régularisées avant le 31 décembre 2025 et réclamées en 2026 ouvrent droit, pour le locataire, à un paiement en 12 mensualités s'il en fait la demande. La loi ne prévoit en revanche aucune sanction automatique pour le propriétaire qui oublie purement et simplement de régulariser : la jurisprudence a confirmé qu'aucun remboursement des provisions n'est dû du seul fait de l'absence de régularisation annuelle (Cass. civ. 3, 9 novembre 2017).
⚖️ Quel délai de prescription pour réclamer des charges locatives ?
Le délai de prescription est de 3 ans, aussi bien pour le propriétaire qui réclame un complément que pour le locataire qui demande le remboursement d'un trop-perçu (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, issu de la loi ALUR de 2014). Ce délai court à partir du jour où le montant définitif des charges est connu, généralement à la clôture de l'exercice concerné.
🔑 Comment se passe la régularisation des charges au départ du locataire ?
Quand le locataire quitte le logement avant que les comptes annuels de la copropriété ne soient arrêtés, le propriétaire peut retenir une provision sur le dépôt de garantie, dans la limite de 20 % de son montant (article 22 de la loi de 1989). Cette retenue doit être justifiée et n'est possible que pour un logement situé dans un immeuble collectif.
Concrètement, la restitution se déroule en deux temps :
- 80 % du dépôt de garantie est restitué dans le délai habituel (1 mois si l'état des lieux de sortie est conforme, 2 mois sinon) ;
- le solde, après régularisation définitive des charges de copropriété, est reversé dans le mois qui suit l'approbation des comptes annuels par l'assemblée générale.
Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez notre guide sur la restitution du dépôt de garantie et les retenues possibles.
✉️ Comment rédiger un courrier de régularisation des charges ?
Le décompte envoyé au locataire doit être clair et détaillé : nature des charges, montant réel, provisions déjà versées et solde à régler ou à rembourser. Pour vous simplifier la tâche, utilisez notre modèle de lettre de régularisation annuelle des charges locatives, à personnaliser selon votre situation.
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Autodidacte (et passionné) de droit immobilier, Licence pro E-commerce, je suis responsable éditorial, rédacteur, SEO et data analyst chez LocService.fr depuis plus de 10 ans. Je suis l’auteur des Observatoires LocService du marché locatif, et vous m’avez peut-être déjà entendu (ou pas, si vous dormiez encore) dans des matinales TV/radio pour les présenter.